Integritetspolicy
Hur vi behandlar personuppgifter
Apotekarsocieteten och Läkemedelsakademin i Stockholm AB samlar personer som är yrkesverksamma i hela läkemedelskedjan och från hela Sverige. I integritetspolicyn lämnar vi information om hur vi hanterar personuppgifter i vår verksamhet om man kommer i kontakt med oss. Apotekarsocieteten är en ideell förening vars ändamål är att befordra en hög yrkesstandard inom läkemedelsområdet och att verka för en för individ och samhälle gynnsam utveckling och användning av läkemedel. I detta syfte främjar Apotekarsocieteten kunskaps- och kompetensutveckling inom läkemedelsområdet. För det har Apotekarsocieteten ett helägt dotterbolag, Läkemedelsakademin i Stockholm AB som ansvarar för utbildningsverksamheten och gemensamma stödfunktioner (ekonomi och övrig administration). Föreningen och bolaget är gemensamt personuppgiftsansvariga eftersom båda har inflytande över hur personuppgifter behandlas i vår verksamhet. Vi är måna om din personliga integritet och att skydda dina personuppgifter och har därför en gemensam funktion som arbetar med dataskyddsfrågor.
Cookie-filer
Om du besöker vår inloggningssida kommer vi att sätta en tillfällig cookie för att undersöka om din webbläsare accepterar dem. Denna cookie innehåller inga personuppgifter och den försvinner när du stänger din webbläsare. När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.
Vi använder också cookies för att hålla reda på varukorgens innehåll medan du använder vår webbplats.
Inbäddat innehåll från andra webbplatser
Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen. Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.
Vilka vi delar dina data med
Om du begär återställning av lösenordet kommer din IP-adress att ingå i e-postmeddelandet om återställning.
Läkemedelsakademin i Stockholm ABs processer
Utveckla en utbildning
Idé ny utbildning
I detta steg uppstår idén till en ny utbildning antingen internt, via partner eller genom en direkt fråga från en kund. Personuppgifter som behandlas rör affärsmässiga frågor och avser namn, mejladresser, telefonnummer etc. hos oss, partner och kund och potentiella medverkande leverantörer. Ändamålet med behandlingen är att tillhandahålla kundservice som stämmer med det övergripande ändamålet och utveckla bolagets affärsverksamhet. Laglig grund för behandlingen är avtal (förhandlingar om affärsavtal).
Offert/Avtal
I detta steg behandlas samma typ av personuppgifter som ovan. Även laglig grund och ändamål är samma men här tillkommer ändamålet att bevara viktiga underlag rörande parternas avsikter samt att kunna följa reglerna i bokföringslagen (den lagliga grunden i sistnämnda fall är rättslig förpliktelse).
Om vi inte ingår avtal så sparar vi konversationen kring offert, avtal och offertutkast eftersom vi vet att kunder ofta önskar återuppta konversationen. Offerter, accepten och avtal är i detta läge viktiga bokföringshandlingar som ska sparas i 7 år enligt bokförings- och skattelagstiftning.
Programkommitté/Ämnesexperter
Nu skapas en programkommitté/arbetsgrupp av ämnesexperter som ska arbeta med att ta fram utbildningen. Lämpliga medverkande ämnesexperter identifieras (i denna process behandlas personuppgifter som namn på medverkande men också bedömd lämplighet och kunskapsområde). Vid identifikation av medverkande är grunden berättigat intresse. Vi har en förteckning över de ämnesexperter som tidigare medverkat på våra utbildningar.
Uppgifterna rörande olika medverkande konsulter delas med eventuell uppdragskund och ansvariga hos oss. Avtal sluts med medverkande och är bokföringshandlingar som ska sparas i 7 år enligt bokförings- och skattelagstiftning.
Produktion
I detta steg skapas utbildningen och här behandlas personuppgifter till de som förbereder och deltar i arbetet.
Ändamålet med behandlingen ovan är att skapa och administrera utbildningen men också att ta in underlag till utbetalning till medverkande och bokföring. De lagliga grunderna är avtal (både anställningsavtal och avtal med medverkande) och rättslig förpliktelse (bokföringslagen).
Marknadsföring och anmälningar
Ändamålet med denna process är att vi ska kunna genomföra våra utbildningar.
Utbildning erbjuds
Utbildningen läggs upp i affärssystem och på webbsida. Ändamålet är att nå ut till intresserade kunder. Kontaktuppgifter samt namn och företagsuppgifter beträffande medverkande ämnesexperter/programkommitté är de personuppgifter som behandlas.
Utbildningen marknadsförs. Mejlutskick såväl anpassade som generella utskick sker, bägge med stöd av intresseavvägning/berättigat intresse – målgrupper här är framförallt tidigare deltagare på aktiviteter hos Läkemedelsakademin, medlemmar hos Apotekarsocieteten i relaterad sektion och individer som anmält sig till våra nyhetsbrev samt samarbetspartners. För att kunna göra utskicken behandlar vi personuppgifter. Det finns alltid möjlighet att avsäga sig utskick genom länk i varje utskick eller att kontakta oss. Erbjudandet läggs också ut på våra sociala medier.
Anmälningar registreras. Exempel på personuppgifter som registreras är; namn., , postadress, e-postadress, specialkost, , inom vilket fält du är verksam, vilken grundutbildning du har, antal år du arbetat och antal kurser inom området.
Efter genomförd utbildning sparas ditt intyg i max 5 år, därefter raderas det. När du registrerat dig skickas en bokningsbekräftelse till din e-postadress.
Vid avgiftsbelagda kurser ombeds du också i bokningsbekräftelsen att betala kostnaden för utbildningen (se beskrivning av ekonomiprocessen för att se hur personuppgifter används där).
Ändamålet med behandlingen i detta steg är nödvändig administration t.ex. att vi ska kunna få betalt och att rätt kost ska kunna erbjudas dig vid utbildningar på plats.
Information skickas ut
Detta steg behövs för att deltagarna ska få ta del av all information de behöver om utbildningen. Deltagarna får information via mejl (personuppgifter som mejladresser och information kopplat till medverkande behandlas). För de utbildningar där kursmaterial ligger i en läroportal så får du inbjudan till läroportalen via din epost-adress och skapar själv dina inloggningsuppgifter. Namn och inloggningsuppgifter är de personuppgifter som behandlas. Ändamålet med steget är att deltagarna ska kunna genomföra utbildningen och laglig grund är avtal.
Genomför utbildningen
Utöver de övergripande ändamålen som nämns inledningsvis tillkommer nödvändig administration av deltagande och kostönskemål.
Deltagarlista tas fram
Här tar vi fram deltagarlistor och namnskyltar (vi använder samma personuppgifter som vid anmälan till utbildningen) Beträffande specialkostönskemål så mejlas information till de som ansvarar för kosten för aktiviteten så att rätt kost ska kunna tillhandahållas (inga personuppgifter mejlas dock utan enbart det antal som behöver olika typer av specialkost).
Närvaro kontrolleras
Precis innan utbildningen startar görs en närvarokontroll mot deltagarlistorna. Ändamålen bakom detta är (förutom vad som tidigare nämnts) att senare kunna lämna intyg på genomgången utbildning. Vid utbildningar på plats får deltagaren även en namnbricka.
Utbildningen genomförs
De personuppgifter som behandlas är de som finns i föredragshållarens presentation och deltagarlistor. De personuppgifter som inhämtats tidigare rörande specialkost gör att rätt kost kan serveras till dig.
I samband med kursstart delar vi vanligtvis ut en deltagarlista. Många deltagare efterfrågar deltagarlista i samband med utbildning och vi ser nätverkande som en viktig del av kompetensutvecklingen. Med hänvisning till detta bedömer vi att du som deltagare har det intresset och den lagliga grunden är därför berättigat intresse. I listorna står för- och efternamn samt organisation. Vill du inte att ditt namn och organisation ska stå med på deltagarlistan som delas ut så mejlar du ansvarig projektadministratör vid anmälningstillfället.
Ibland spelas också utbildningen in eller streamas, vilket innebär att personuppgifter rörande de närvarande (bilder) behandlas. Syftet bakom detta är att kunna tillhandahålla utbildning också till de som deltar på distans och ibland i efterhand till de som deltagit. Vi meddelar alltid tydligt i förväg om vi kommer spela in eller streama så att du som deltagare kan höra av dig om du har synpunkter eller frågor. Om du inte är bekväm med detta för vi gärna en dialog med dig hur vi kan undvika att du syns i bild.
Efterarbete och Utvärdering
Efter att kursen genomförts registreras personuppgifter kopplade till närvaro i vårt affärssystem och läroportal för att korrekta intyg ska kunna utfärdas.
För att säkra en hög kvalitet på utbildningarna görs utvärderingar. Dessa kan genomföras efter utbildningstillfället men det förekommer även att mätningar sker både före, under och efter utbildningstillfället. Deltagarna ombeds svara på frågor genom en länk i ett mejl eller via läroportalen. Deltagandet i enkäten sker anonymt. Svaren sammanställs i en rapport och sparas i samma interna mapp som övrig information om utbildningstillfället. En analys genomförs av rapporten och de som medverkat som utbildare får ta del av bedömning som gjorts av deras egna och andra medverkandes prestationer.
Vi raderar den sammanfattande rapporten med enkätsvaren senast 7 år efter genomfört utbildningstillfälle.
Ekonomihantering
I det här steget behandlas personuppgifter som behövs för att sköta betalningar avseende kost och logi samt arvoden.
Utbildning avslutas
Vi gallrar känsliga uppgifter, t ex kostrestriktioner eller allergi, senast 48 timmar efter utbildningens genomförande. Likaså raderas deltagarlista och gruppindelning. Ditt intyg om genomförd utbildning sparas under 5 år, därefter raderas det .
Rekrytering
Har du sökt en anställning hos Apotekarsocieteten, eller dotterbolag till Apotekarsocieteten, behandlar vi dina personuppgifter för att kunna hantera din ansökan.
Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig dels för att kunna fullgöra ett eventuellt anställningsavtal och dels för att kunna göra urval för att tillsätta den aktuella tjänsten. De personuppgifter som kan komma att behandlas är namn, kontaktuppgifter, adress, information angivet i CV, eventuella personuppgifter som du anger i personligt brev samt referenser. Du måste själv informera dina referenser om att deras namn och telefonnummer finns registrerat hos oss för ändamålet att du sökt tjänsten. Vid rekrytering använder vi ofta rekryteringskonsulter. De ombeds ta bort samtliga uppgifter gällande ansökande. En del ansökande vill vara kvar i deras register för att vara sökbar för andra anställningar/uppdrag. Det är ett avtal mellan den sökande och rekryteringskonsulten/-företaget.
Efter avslutad rekrytering kommer, efter utvärdering av rekryteringsprocessen, samtliga inlämnade uppgifter från sökande som inte erbjudits tjänsten att raderas och makuleras i både fysisk och digital form aldrig senare än 6 månader efter rekrytering blivit tillsatt.
Uppgifter som hanteras är:
Namn- och efternamn
Adress, postnummer och postort
E-post och telefonnummer
Födelseår eller personnummer
Information som uppges i CV
Information som uppges i personligt brev
Eventuellt inlämnade bilagor till ansökan: betyg, intyg, diplom o dyl.
Hantering av bokföring och skatter
Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra vår skyldighet att bokföra och betala skatter och följer då bestämmelser i skattelagstiftning, Bokföringslagen och Årsredovisningslagen (lagliga grunden för detta är rättslig förpliktelse).
Hur vi använder profilering
För att kunna ge god service och anpassade erbjudanden genomför vi viss behandling av medlemmars och kunders personuppgifter. Det kan handla om att erbjuda den som är yrkesverksam inom vissa delar av läkemedels- eller medicinteknikområdet relevanta utbildningar och aktiviteter för just den personen. Det kallas profilering. Detta sker med intresseavvägning med stöd av berättigat intresse – sådana anpassade utskick kan ske till exempel till tidigare deltagare på aktiviteter inom en viss portfölj hos Läkemedelsakademin, medlemmar hos Apotekarsocieteten i en specifik relaterad sektion och individer som anmält sig till ett specifikt nyhetsbrev samt samarbetspartners inom området. Det finns alltid möjlighet att avsäga sig specifika utskick genom länk i varje utskick eller att kontakta oss.
Vår ambition är att aldrig använda mer data än vad som krävs för att bibehålla relevansen i kommunikationen med dig. Vi utvärderar vår dataanvändning fortlöpande och skulle vi utöka mängden profileringsdata kommer vi att berätta det för dig.
Dina rättigheter
Om du tycker att vi behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt eller att de behöver kompletteras har du rätt att begära att vi rättar dem och om du inte vill att vi ska fortsätta behandla personuppgifter har du rätt att begära att vi ska radera dem. Vi kommer rätta och radera personuppgifterna om det är möjligt i förhållande till vårt ändamål med behandlingen, de lagregler vi är skyldiga att följa och de avtal som vi ingått med dig som registrerad.
Om du gett ett samtycke till behandling har du alltid rätt att återkalla samtycket och då kommer vi sluta med de behandlingar som omfattas av samtycket. Du kan också invända mot behandling vi gör beträffande marknadsföring eller profilering liksom om du har egna personliga skäl för att inte vilja få uppgifterna behandlade. Om du invänder kommer vi att pröva om vi ska radera dem. Självklart kommer vi alltid att radera personuppgifter om du inte längre önskar ta emot marknadsföring från oss eller bli profilerad.
Om du är i en rättslig tvist och behöver dina personuppgifter som bevis kan du också begära att vi inte raderar dina uppgifter (kallas begränsning). Du har också rätt att begära begränsning när du ber oss rätta/radera uppgifter, vilket innebär att vi får inte använder uppgifterna under den tid vi undersöker om vi kan rätta/radera dem.
Slutligen har du rätt att få besked om vilka behandlingar vi gör om dig (kallas ibland registerutdrag). Ett sådant ska bl.a. innehålla beskrivning av ändamål och laglig grund med behandlingarna och vilka kategorier personuppgifter det rör sig om. Denna typ av information har vi redan sammanställt på övergripande nivå – se ovan under Hur vi behandlar personuppgifter vilket är ett enkelt sätt för dig att få information hur vi arbetar med dina personuppgifter.
Vill du veta mer om dina rättigheter kan du läsa i Allmänna frågor om EU:s dataskyddsreform hos Integritetsskyddsmyndigheten.
2024-12-02